Что вообще приходится считать во время инвентаризации медицинского университета?
Когда говорят об инвентаризации учебного заведения или госорганизации, обычно представляют столы, стулья, компьютеры и проекторы в аудиториях. Всё это у нас, конечно, есть. Но Приволжский исследовательский медицинский университет (ПИМУ) — это ещё и лаборатории, клиники, научное оборудование, медицинские приборы. А некоторые объекты стоят десятки миллионов рублей и при этом даже не принадлежат университету.
У нас около 3000 сотрудников, 7 институтов, и 59 кафедр. Есть лечебный, педиатрический, стоматологический, фармацевтический и 5 факультетов. Имущество распределено между учебными корпусами, больницами, поликлиниками и лабораториями. Причём с оборудованием работают не только сотрудники, но и студенты.
Попробуйте теперь представить, сколько всего нужно найти и проверить во время ежегодной инвентаризации и почему у нас на это раньше уходили десятки рабочих дней.
Чей микроскоп?
Одна из особенностей нашего университета — оборудование постоянно используется в учебной и научной работе. Различные аппараты, приборы и другие объекты могут перемещаться между помещениями. И далеко не всегда после этого их легко найти по учётным документам.
Например, микроскоп или гильотину забрали в другой кабинет. Перемещение отметили, номер аудитории записали, а корпус забыли. И вроде как имущество никуда не пропало — стоит в одной из аудиторий, но найти его по документам уже непросто. Такие истории у нас периодически случались и приходилось тратить время на выяснение его последнего месторасположения.
Ситуацию усложняет количество материально ответственных лиц — их у нас около 700. За каждым закреплено определённое имущество, а в учётной системе нужно понимать ещё и то, где оно фактически находится.
Раньше перед инвентаризацией мы выгружали из 1С списки имущества по каждому МОЛу, распечатывали их и вместе с комиссией отправлялись проверять наличие объектов. Потом результаты нужно было сверить с учётными данными. Работа занимала много времени, а вопросы о местонахождении отдельных приборов всё равно оставались.
Оборудование за 40 миллионов может не принадлежать университету
Не всё, что стоит в наших лабораториях, принадлежит ПИМУ. Часть оборудования нам передают спонсоры, а часть приобретается на выделенные для научных исследований деньги.
Например, исследователь получает грант и покупает на эти средства необходимый прибор. Он может стоить 20–40 миллионов рублей, использоваться в нашей лаборатории, но при этом не числиться на балансе университета. Когда мы приняли решение изменить привычный всем порядок, такого оборудования было немало — примерно половина объектов.
Поэтому нам пришлось разделить имущество на две категории: то, что принадлежит университету, и то, что находится у нас, но имеет другого собственника. Для второй категории предусмотрели жёлтые этикетки. Так сотрудники сразу видят, почему дорогостоящего прибора нет в инвентаризационной ведомости ПИМУ.
Как найти нужный прибор среди сотен других
Поиск имущества, числящегося на балансе университета, оказался ещё одной проблемой. Номер аудитории в документах не всегда помогал, особенно если оборудование успели перенести в другой корпус.
Мы стали искать способ быстрее находить оборудование во время инвентаризации. В итоге остановились на RFID — радиочастотных метках, которые можно считывать специальным терминалом сбора данных на расстоянии. В отличие от обычного штрихкода, такая метка не обязательно должна быть в зоне видимости и к ней не обязательно подносить сканер.
Казалось бы, оставалось наклеить метки на оборудование. Но даже здесь мы упёрлись в некоторые сложности.
У нас есть приборы с пластиковыми и металлическими корпусами, лабораторные установки и другое научное оборудование. Одна и та же RFID-метка на разных поверхностях работает по-разному. Например, обычная тонкая метка не всегда подходит для металла.
Поэтому вместе с интеграторами, выигравшими тендер и взявшимися за наш проект, нам пришлось обходить заново все помещения, подбирать метки, проверять расстояние считывания и определять места их крепления. Заодно составили каталог с фотографиями приборов и указаниями, куда именно наклеивать метку.
На подготовку и маркировку имущества во всех корпусах у нас ушло почти три месяца.
Тем временем в аудиториях…
Раньше мы приходили с распечатанной ведомостью и искали в помещении каждый объект из списка. Теперь инвентаризационная комиссия получает ТСД с заданием на проверку имущества конкретного центра материальной ответственности.
На терминале установлено мобильное приложение Клеверенс, которое интеграторы адаптировали под нашу систему учёта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения». В задании уже указано, какие объекты должны находиться в подотчёте у ответственного лица.
Сотрудник считывает RFID-метки, а программа сопоставляет найденное имущество с ведомостью. Если обнаружился прибор из другого помещения или объекта вообще нет в задании, ТСД сообщит об этом. Лишнюю позицию можно зафиксировать с пометкой «Сверх плана».
Так мы проверяем фактическое наличие оборудования и сразу видим расхождения с учётными данными. Не нужно отдельно искать каждый инвентарный номер в бумажном списке, а затем переносить результаты в компьютер.
Сломанный прибор фотографируем сразу
Найти оборудование — половина работы. Во время инвентаризации мы также проверяем его состояние: что исправно, что требует ремонта.
Если имущество повреждено и его нужно списать, сотрудник фотографирует оборудование, прикрепляет снимок к документу инвентаризации вместе с инвентарным номером объекта. Так бухгалтерия получает не только отметку о состоянии, но и фотографию. Не приходится потом выяснять, что именно сломалось и о каких повреждениях идёт речь.
Через терминалы мы также оформляем перемещения имущества между материально ответственными лицами и передачу на списание. Если объект числится за другим ответственным лицом, программа предупредит об этом и не позволит оформить его как имущество выбранного МОЛа.
Восемь часов работы превратились в три с половиной
Самое заметное изменение мы увидели, когда начали проводить инвентаризацию по новым правилам. Хотя ещё 2 года назад система работала не во всех подразделениях: корпуса расположены далеко друг от друга, и для дальнейшего расширения требовалось дополнительное оборудование.
Вот несколько примеров из нашей практики:
В Главном корпусе проверка стала проходить в восемь раз быстрее. А один из корпусов с помощью RFID нам удалось проинвентаризировать всего за 15 минут.
Конечно, не всё получилось с первого раза. Пришлось разбираться с настройками принтеров, обменом данных и одним из типов RFID-меток. Но теперь мы можем гораздо быстрее проверять наличие имущества, видеть его местонахождение и понимать, какое оборудование требует ремонта или списания.
