Склад, где вместо коробок растут деревья, или как вести учёт товара, который каждый год становится всё больше
У нас товар может простоять целый год на одном месте и за это время заметно вырасти. Причём настолько, что его прежние характеристики уже не будут соответствовать действительности.
Никакой фантастики, просто мы — один из крупнейших питомников растений. Выращиваем и продаём саженцы, кустарники, хвойные и лиственные деревья, занимаемся озеленением участков, доставкой, посадкой и уходом за растениями. В нашем ассортименте более девяти тысяч видов растений — от небольших ростков до взрослых деревьев, которые можно сразу высадить возле дома.
Покупатели приезжают к нам не только за определённым сортом. Часто им хочется выбрать конкретное дерево: посмотреть на крону, оценить высоту, убедиться, что оно подойдёт для участка.
Поэтому наш склад устроен не совсем обычно. Вместо стеллажей — посадочные площадки, вместо коробок — живые растения. И всё это нужно учитывать, находить, продавать и выдавать без ошибок.
Четыре гектара, на которых легко потеряться
На четырёх гектарах у нас размещаются деревья, кустарники и горшечные растения. Есть отдельные зоны с туями, лиственными культурами и крупномерами — взрослыми деревьями для озеленения. Расстояния здесь вполне серьёзные.
По территории приходится много перемещаться, поэтому для поездок между площадками и по дорожкам питомника мы используем даже мини-байки. Это уже немного другой масштаб работы, чем пройти от одного складского стеллажа до другого. Именно поэтому когда покупатель выбирает понравившиеся экземпляры, наши сотрудники должны знать, где искать нужное растение, сколько таких растений осталось и какие уже включены в заказы.
С учётом мы работали и раньше: использовали «1С:Управление торговлей». Но непосредственно на территории питомника многие операции выполняли вручную. Менеджер проходил с покупателем по площадкам, записывал выбранные растения на бумаге, а затем передавал список оператору. Тот переносил названия и количество в 1С.
Иногда ошибались при подсчёте, иногда неправильно записывали название или путали позиции при вводе. В сезон, когда покупателей становилось больше, приходилось тратить время не только на оформление заказов, но и на исправление документов. И всё это осложнялось тем, что растения не всегда легко отличить друг от друга.
Почему десять сантиметров могут стоить три тысячи рублей
С растениями есть одна сложность: даже опытный сотрудник не всегда может сразу определить, что именно перед ним. Например, молодые кипарисы и можжевельники бывают настолько похожи, что без специальных знаний их легко перепутать. А ведь нам важно знать не только название растения, но и его характеристики.
Особенно высоту. Два дерева одного сорта, отличающиеся всего на десять сантиметров, могут иметь разницу в цене две-три тысячи рублей. Поэтому определением растений и их характеристик у нас занимаются специалисты питомника. Они проверяют посадочный материал, измеряют высоту и маркируют растения штрихкодами. После этого другие сотрудники могут считать код и получить сведения из учётной системы, не пытаясь каждый раз распознать растение по внешнему виду.
Но даже правильно измеренное дерево со временем вырастает. А значит, характеристики, зафиксированные в системе, не всегда будут оставаться актуальными. Штрихкод помогает найти информацию о растении, но не заменяет измерения.
Как мы собираем заказы прямо среди деревьев
В питомнике заказ часто начинается с прогулки. Покупатель может приехать за яблоней определённого сорта, но выбрать конкретный экземпляр только после того, как увидит его своими глазами. У одной яблони крона гуще, другая лучше подходит по высоте, третья просто больше нравится.
Чтобы оформлять заказы прямо среди растений, мы внедрили терминалы сбора данных с программным обеспечением Клеверенс, интегрированным с нашей «1С:Управление торговлей». Теперь менеджер создаёт заказ на терминале и вместе с покупателем отправляется по питомнику, сразу добавляя выбранные растения в документ.
Выбрали растение — считали штрихкод, добавили нужное количество в заказ. На экране терминала сразу видны название, характеристики и цена растения, а также остатки и место хранения. Если нужный товар находится в другой части питомника, менеджер может посмотреть, где его искать, не возвращаясь в офис.
А ещё это удобно для заказов из интернет-магазина. Если человек приехал за заранее выбранными растениями, но на территории решил купить ещё один кустарник, мы можем открыть его заказ на терминале и добавить новую позицию. В итоге не приходится заново переписывать список и повторно вводить данные в компьютер.
Как проверить заказ, если саженцы похожи друг на друга
После оплаты растения нужно подготовить к выдаче. И здесь важно убедиться, что покупатель получит именно то, что выбрал. На выезде с территории у нас организован контрольный пункт.
Сотрудник сканирует штрихкод расходного ордера, открывает документ на терминале и сверяет его с подготовленными растениями. Проверка может быть полной — когда считывают штрихкоды всех позиций, или выборочной. Также предусмотрен визуальный контроль с отметкой о его выполнении.
Но даже визуальная проверка требует внимания. Не каждый сотрудник способен уверенно различить похожие растения, особенно небольшие саженцы. Поэтому на терминале можно открыть фотографию товара. Она помогает сверить подготовленное растение с тем, что указано в заказе.
Раньше подтверждением проверки служила печать на бумажной накладной. Теперь в системе сохраняются сведения о том, кто сформировал заказ, кто оформил оплату и кто проверил растения перед выдачей. Если возникает расхождение, можно посмотреть историю работы с заказом и установить, на каком этапе появилась ошибка.
Как пересчитать растения на четырёх гектарах
Инвентаризация у нас тоже отличается от привычного пересчёта коробок на типовом складе. Нужно пройти по посадочным площадкам, проверить горшечные растения, кустарники и деревья, сверить их количество с данными учётной системы.
Раньше при инвентаризации возникали пересорты. Сотрудники вручную записывали результаты, затем переносили их в 1С, а обнаруженные расхождения приходилось дополнительно разбирать. Теперь мы можем проводить выборочные инвентаризации с помощью ТСД. Сотрудник проходит по нужному участку, считывает штрихкоды и фиксирует результаты непосредственно на месте.
Чтобы не искать растения по всей территории, мы разделили питомник на зоны. Причём это не условные обозначения: у нас есть схема с секторами и отдельными участками для хвойных, лиственных и плодовых деревьев, крупномеров и других групп растений.
В учётной системе можно указать справочное место хранения, а затем посмотреть его на терминале. Так сотрудник понимает, куда направиться за нужным растением, даже если раньше не работал на этом участке. На 4Га это помогает не тратить время на поиски по всей территории.
А деревья тем временем продолжают расти
Есть у нашего склада одна особенность, которую не исправить никакой автоматизацией: пока мы принимаем заказы, проводим инвентаризацию и выдаём растения покупателям, деревья продолжают расти.
Та же туя, которую прошлой весной никто не купил, к следующему сезону 100% станет выше и перейдёт в другую размерную категорию. И если на обычном складе достаточно знать, сколько товара осталось, то нам важно ещё понимать, насколько актуальны сведения о нём.
Получается, что даже если за целый год дерево ни разу не переместилось с места, в учёте всё равно может потребоваться обновить его характеристики. Вот такой у нас склад: товар стоит на месте, а данные о нём с каждым днём стареют.
